RoboForm kann entweder online gekauft oder als Testversion heruntergeladen werden. Für den Kauf müssen die Nutzer ein kostenloses RoboForm-Konto erstellen. Nach dem Download der Datei wird die Installationsroutine mit einem einfachen Doppelklick gestartet. Ein Assistent übernimmt fast die ganze Arbeit und führt die Nutzer durch die Installation.

Zusätzlich überprüft RoboForm, welche Browser sich auf dem Computer befinden und installiert automatisch die passenden Erweiterungen (Add-ons). Nach Abschluss der Installation werden die Nutzer auf die Webseite von RoboForm geleitet. Hier können sie überprüfen, ob die Browser-Erweiterungen funktionieren und haben direkten Zugriff auf eine hilfreiche Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Der Passwort-Manager kann alle vorhandenen Kennwörter, diverse Anmeldedaten und persönliche Informationen mit wenigen Mausklicks in seine sichere Datenbank importieren. Dank der starken SSL-Verschlüsselung AES-256, die seit Jahren auch vom Militär eingesetzt wird, können die gespeicherten Informationen in der RoboForm-Datenbank nicht von Unbefugten abgerufen werden. Nur mit Eingabe des Master-Kennworts haben die Anwender Zugriff auf die Datenbank und dieses Passwort kennen nichteinmal die Entwickler. Dank der praktischen “Everywhere-Funktionalität” lassen sich die gespeicherten Daten auf  Computern, Laptops und von vielen anderen Geräten abrufen. Für den praktischen Web-Zugriff sind nur eine Internetverbindung und das Master-Passwort vonnöten.

RoboForm funktioniert nicht nur mit allen wichtigen Browsern, sondern arbeitet mit jeder Software zusammen, die Zugangsdaten benötigt. Somit nimmt der Passwort-Manager den Benutzern viel Arbeit ab und beschleunigt den täglichen Ablauf. Nach jeden Benutzerwechsel, bei Aktivierung des Bildschirmschoners und nach einer individuell eingestellten Zeitspanne loggt sich RoboForm automatisch aus. Somit muss das Master-Passwort zur Sicherheit erneut eingegeben werden. Alle Informationen werden dauerhaft in der Software gespeichert und ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen übertragen.

Im Sicherheitscenter der Software sehen die Anwender alle gespeicherten Passwörter und erfahren zum Beispiel, welche Kennwörter sie auf mehreren Seiten verwenden. Zusätzlich kann RoboForm alle Kreditkarten- und Rechnungsdaten speichern und die wichtigen Software-Lizenzen als SafeNotizen ablegen. Über den Passwort-Manager haben die Nutzer direkten Zugriff auf ihre Lesezeichen und auf alle Kontakte. Auf Wunsch können die Anwender ihre gespeicherten Passwörter und Anmeldedaten exportieren, die Daten in anderen Programmen verwenden oder Backups erstellen.

Die Benutzeroberfläche von RoboForm zeichnet sich durch ein modernes und übersichtliches Design aus. Das Programm wurde von den Entwicklern vollständig in die deutsche Sprache übersetzt. Es lässt sich in wenigen Minuten installieren und sogar von Einsteigern problemlos bedienen. RoboForm unterstützt viele unterschiedliche Betriebssysteme und läuft auf zahlreichen mobilen Endgeräten. Die Software funktioniert unter Windows-, Macintosh- und Linux-Systemen und steht als App für iOS- und Android-Geräte zur Verfügung. Das Programm läuft ausschließlich auf Macintosh-Computern mit einem Intel-Prozessor.

Auf der RoboForm-Webseite finden die Besucher viele nützliche Informationen, ein umfangreiches Benutzerhandbuch, Hilfestellungen und Antworten auf alle wichtigen Fragen. Die Software kann 30 Tage lang getestet und anschließend als Jahres-, 3-Jahres- oder 5-Jahres-Abonnement gekauft werden. Neben der privaten Version gibt es auch eine Business-Lizenz für mehrere Benutzer.

RoboForm ist seit vielen Jahren auf dem Markt und wird von den erfahrenen Entwicklern immer weiter verbessert. Der Passwort-Manager besitzt trotz seines Alters ein erfrischendes, jugendliches Design und lässt sich intuitiv bedienen. Als Generator leistet RoboForm hervorragende Arbeit und erstellt sichere Passwörter. In der SSL-verschlüsselten Datenbank, die ausschließlich über ein Master-Kennwort geöffnet werden kann, werden alle wichtigen Informationen sicher abgelegt. Via 2FA lässt sich der Zugang noch weiter absichern. RoboForm läuft auf den meisten Betriebssystemen und lässt sich auf mobilen Endgeräten verwenden. Die Nutzer haben von überall aus Web-Zugriff auf ihre Daten und können diesen auch anderen, ausgesuchten Personen gewähren.